Dossier Algemene Verordening Gegevensbescherming opgesteld 24 aug 2018.
Dit dossier bestaat uit de volgende onderdelen, die zijn vervat in dit ene document:
- Register Verwerkingen
- Beleid rondom continuïteit
- Privacy-verklaring
1: Register Verwerkingen
In dit register wordt beschreven hoe AED Stichting Bronckhorst omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties deze gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van betrokkenen is geregeld.
Ook is de Privacy Verklaring van de stichting in dit dossier opgenomen en staat beschreven hoe deze onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
De AED Stichting Bronckhorst legt de volgende persoonsgegevens vast:
A: Persoonsgegevens van de beheerders van de AED-apparatuur.
In het computerbestand waarin ook de gegevens van de AED-apparatuur wordt vastgelegd, worden ook deze persoonsgegevens van de beheerders bewaard:
- Voorletters
- Voor(roep)naam
- Achternaam
- Postcode, adres en woonplaats
- E-mailadres(sen)
- Telefoonnummers(s)
B: Persoonsgegevens van de burgerhulpverleners en de beheerders t.b.v. de AED-apparatuur.
De AED Stichting Bronckhorst gebruikt tijdelijke bestanden voor het uitvoeren van mail-acties. Dit om de burgerhulpverleners en beheerders te informeren over nieuwtjes, oproepen en bijeenkomsten. De e-mailadressen worden verkregen uit de database voor burgerhulpverleners en beheerders van Stichting HartslagNu, waar ook alle burgerhulpverleners, beheerders en de AED Stichting Bronckhorst, via HartslagNu, toegang toe hebben.
In de tijdelijke bestanden worden deze persoonsgegevens bewaard:
- Achternaam
- E-mailadres
De tijdelijke bestanden worden bewaard in de vorm van een Outlook adressenbestand en in een Excel-hulpbestand.
Na het versturen van de betreffende mailing worden de bestanden verwijderd.
C: Persoonsgegevens van de donateurs van Stichting AED Bronckhorst.
In het computerbestand van donateurs, wat zowel particulieren als bedrijven en instellingen e.d. kunnen zijn, worden van particulieren, die hebben aangegeven periodiek een donatie wensen te doen, alleen deze persoonsgegevens bewaard:
- Voorletters
- Voor(roep)naam
- Achternaam
- Postcode, adres en woonplaats
- E-mailadres(sen) t.b.v. het informeren over nieuwtjes, oproepen en bijeenkomsten.
- Telefoonnummer(s) t.b.v. het informeren over nieuwtjes, oproepen en bijeenkomsten.
Processen bij beheer Persoonsgegevens.
Bij aanmelding als beheerder of vervangend beheerder of als donateur worden de persoonsgegevens opgenomen in het hiervoor genoemde computerbestand.
De gegevens kunnen mondeling, per e-mail, telefonisch, via het invulformulier op onze website of schriftelijk aan de Stichting worden doorgegeven.
Op dezelfde wijze kan worden verzocht de gegevens aan te passen of te verwijderen.
Verwerking Persoonsgegevens.
De persoonsgegevens van de burgerhulpverleners en beheerders worden gebruikt als hiervoor al omschreven.
De persoonsgegevens van de beheerders worden daarnaast gebruikt t.b.v. contact met ons inzake storingen en bestellingen voor de AED-apparatuur. In het kader daarvan stellen wij die gegevens ook ter beschikking aan derden. Bij terbeschikkingstelling aan derden zal hen bij opdracht worden opgelegd dat zij deze gegevens uitsluitend in het kader van de opdracht zullen gebruiken.
De persoonsgegevens van de donateurs worden gebruikt voor het innen van afgegeven incassomachtigingen door het aan de bank doorgeven van de benodigde gegevens van niet afgemelde donateurs.
Naast de hiervoor al genoemde verwerkingen kunnen de persoonsgegevens ook gebruikt worden voor het verzenden van mailings op papier, waartoe etiketten worden vervaardigd bij derden. Aan die derden zal bij opdracht worden opgelegd gevraagd dat zij de bestanden uitsluitend zullen gebruiken voor het drukken van etiketten.
2: Beleid rondom continuïteit
De in dit protocol genoemde computerbestanden worden lokaal beheerd op een PC bij de secretaris van de Stichting. De secretaris zorgt voor een back-up ervan op een aparte schijf.
Afschriften van de bestanden zijn, beveiligd met een wachtwoord, toegankelijk voor alle bestuursleden in de cloud van Microsoft.
3: Privacyverklaring
AED Stichting Bronckhorst legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het beheer van de AED-apparatuur en ondersteunende werkzaamheden en acties of de verwerking van donaties.
Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren en alleen die gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en onze leveranciers en dienstverleners vertrouwelijk behandeld.
Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te verstrekken of te vragen. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt ons te allen tijde verzoeken niet meer relevante gegevens te verwijderen. Stuur daarvoor een e-mailbericht aan info@aedbronckhorst.nl.
Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kun u doorgeven via dat e-mailadres.
Op onze website www.aedbronckhorst.nl is deze Privacy Verklaring opgenomen evenals dit Protocol.